Die Trainingsplanung ist das Herzstück jedes Fitnessstudios: Sie bestimmt, wie Athlet:innen Fortschritte machen, spiegelt die Identität des Studios wider und beeinflusst maßgeblich die Qualität der Kundenerfahrung.

Viele Coaches und Betreiber verlassen sich immer noch auf Excel, um ihre Trainingseinheiten zu organisieren. Auf den ersten Blick scheint das logisch: es ist günstig, jeder kennt es, und Tabellen sind schnell erstellt. Doch mit der Zeit wird diese “Lösung” zur Falle: sie bremst das Wachstum, sorgt für Inkonsequenz und frustriert sowohl das Team als auch die Athlet:innen.

In diesem Artikel werfen wir einen genauen Blick auf die häufigsten Fehler bei der Trainingsplanung Excel, die Folgen für Ihr Studio – und die Alternativen, die die Zukunft der Fitnessbranche prägen.

Warum so viele Studios Excel für die Trainingsplanung nutzen

Stellen Sie sich vor, Sie eröffnen gerade ein Studio mit 40 Mitgliedern. Sie wollen die Woche strukturieren: Kraft am Montag, Kondition am Mittwoch, ein spezielles WOD am Freitag. Sie öffnen Excel, bauen eine Tabelle und teilen sie mit dem Team. Schnell, einfach und günstig.

Die Gründe für die Beliebtheit liegen auf der Hand:

• Kostenlos oder sehr preiswert.

• Tabellen und Formeln lassen sich leicht erstellen.

• Jede:r kennt das Programm auf einem Grundniveau.

• Es wirkt “ausreichend”, solange das Studio klein bleibt.

Das Problem: Was mit 30 Mitgliedern funktioniert, bricht bei 200 Mitgliedern, mehreren Coaches und unterschiedlichen Leistungsstufen zusammen. Das Hilfsmittel von gestern wird zum Wachstumshemmer.

Häufige Fehler in der Trainingsplanung Excel

1. Fehlende Konsistenz zwischen Coaches

Jede:r Trainer:in führt seine eigene Tabelle. Ergebnis: keine einheitliche Methodik.

• Ein Coach plant Maximalkraft am Montag.

• Der nächste wiederholt dieselbe Belastung am Dienstag, ohne es zu wissen.

• Athlet:innen merken die Inkonsistenz und verlieren Vertrauen.

Reales Beispiel: In einem Box mit 200 Mitgliedern arbeiteten zwei Coaches unabhängig voneinander. Ergebnis: Überlastungen und Beschwerden wegen unlogischer Progression.

2. Veraltete Dateien und Verwirrung

Die berüchtigte Datei “Trainingsplan_final_v4.xlsx” kursiert per WhatsApp oder E-Mail. Niemand weiß, welche Version aktuell ist. Folgen:

• Falsch abgestimmte Trainingseinheiten.

• Zeitverlust durch Abstimmungen.

• Dauerhafte Unsicherheit im Team.

3. Grenzen bei der Datenauswertung

Excel speichert Daten, ist aber nicht für eine sportliche Leistungsanalyse gebaut. Damit ist es schwer:

• Fortschritte über Monate hinweg zu messen.

• Die Kursbeteiligung auszuwerten.

• Gruppenleistungen zu vergleichen.

• Automatische Berichte zu erstellen.

Am Ende verbringen Coaches Stunden mit Formeln, statt Athlet:innen zu betreuen.

4. Schlechte Erfahrung für Athlet:innen

Heutzutage erwarten Kund:innen, ihre Trainingspläne über eine moderne App einzusehen, Fortschritte zu tracken und Erfolge sichtbar zu machen. Ein Excel per Mail oder Ausdruck wirkt unprofessionell.

Ein Betreiber sagte:

„Als wir aufgehört haben, Excel-Tabellen zu verschicken und auf Software umgestiegen sind, sagten uns mehrere Athleten, dass sie sich endlich in einem modernen, gut geführten Studio fühlen.“

5. Hohes Risiko menschlicher Fehler

Eine falsch kopierte Zahl, eine gelöschte Formel oder eine verschobene Zeile – und der ganze Plan ist verfälscht. Diese Fehler bleiben oft unbemerkt, haben aber gravierende Folgen:

• Falsche Belastungen.

• Übertraining und Verletzungsrisiken.

• Ausgelassene Phasen der Periodisierung.

6. Geringe Skalierbarkeit bei der Trainingsplanung Excel

Die Trainingsplanung mit Excel kann in einem kleinen Studio mit wenigen Mitgliedern und einem einzigen Coach funktionieren. Mit 20 oder 30 Athlet:innen ist die Pflege noch überschaubar.

Aber sobald das Studio 150, 200 oder mehr Mitglieder erreicht und mehrere Coaches parallel arbeiten, wird Excel zum Flaschenhals:

• Unhaltbare manuelle Prozesse: Jede neue Person erfordert zusätzliche Zeilen, Tabs und Formeln. Die Datei wird schwerfällig und fehleranfällig.

• Fehlende Personalisierung: Unterschiedliche Leistungsstufen (Anfänger:innen, Fortgeschrittene, Profis) bedeuten mehrere Varianten desselben Plans. In Excel = doppelte Tabellen und mehr Fehlerquellen.

• Eingeschränkte Zusammenarbeit: Drei Coaches am selben Dokument führen zu Versionskonflikten, überschriebenen Daten und Verlust von Infos.

• Schwierige Segmentierung: Altersgruppen, Leistungsniveaus oder Disziplinen (CrossFit, Hyrox, Krafttraining) in einer Tabelle = Chaos.

• Hoher Verwaltungsaufwand: Aus 10 Minuten Updates pro Woche werden schnell mehrere Stunden reine Tabellenarbeit.

Beispiel: Ein Studio mit 200 Mitgliedern und drei Coaches arbeitet ausschließlich mit Excel. Jede:r behält seine Kopie, die Dateien werden zu groß, und die Mitglieder erhalten widersprüchliche Trainingspläne. Der Betreiber gesteht, mehr Zeit in Excels als in Strategien für Retention oder Neukund:innen zu investieren.

Kurz gesagt: Excel wächst nicht mit Ihrem Studio. Es ist ein statisches Werkzeug, das bei größerer Community und steigendem Bedarf an Personalisierung scheitert. Für echtes Wachstum braucht es Software, die Informationen zentralisiert, Prozesse automatisiert und Konsistenz sicherstellt.

7. Keine Integration mit dem Studiomanagement

Trainingsplanung ist keine isolierte Aufgabe. Sie muss verknüpft sein mit:

• Kursbuchungen.

• Anwesenheit von Mitgliedern.

• Zahlungen und Abrechnung.

• Interner Kommunikation.

Mit Excel bleibt alles getrennt – das führt zu Silos, Fehlern und Ineffizienz.

Folgen der Trainingsplanung mit Excel

• Unkoordinierte Coaches und Frust im Team.

• Verwirrte Athlet:innen, die mangelnde Professionalität spüren.

• Niedrigere Bindungsraten, unzufriedene Mitglieder wechseln leicht das Studio.

• Mehr Verwaltungsarbeit, weniger Zeit fürs Coaching.

• Gebremstes Wachstum, da ineffiziente Prozesse blockieren.

Vergleich: Trainingsplanung Excel vs. spezialisierte Software

Digitale Transformation im Fitnessbereich

Die Digitalisierung ist in der Fitnessbranche keine Option mehr, sondern Pflicht. Studios, die Technologie einführen, steigern ihre Bindungsraten und die wahrgenommene Wertigkeit.

Ein gutes Beispiel ist dieser Artikel über wie Technologie das Sporttraining verändert, der zeigt, wie digitale Tools die Trainingserfahrung neu gestalten.

Alternativen zur Trainingsplanung Excel

Excel mag am Anfang reichen, doch Betreiber:innen, die ihre Abläufe professionalisieren wollen, setzen zunehmend auf spezialisierte Software. Diese bietet:

• Vorlagen für verschiedene Trainingsarten.

• Echtzeitzugriff fürs gesamte Team.

• Integration mit Buchung und Mitgliederverwaltung.

• Automatische Statistiken zu Fortschritt und Anwesenheit.

• Eine moderne, attraktive digitale Kundenerfahrung.

Mehr Infos finden Sie in unserem Leitfaden für Trainingsplaner in Fitnessstudios, der zeigt, wie Sie das beste Tool für Ihr Studio auswählen.

FAQ zur Trainingsplanung Excel

Eignet sich Excel, wenn ich nur wenige Mitglieder habe?
Ja, am Anfang kann es funktionieren. Aber je früher Sie Software nutzen, desto schneller vermeiden Sie Fehler und Zeitverlust.

Welche Risiken bestehen, wenn ich bei Excel bleibe?
Vor allem: Zeitverlust, menschliche Fehler, fehlende Konsistenz und eine schwache Kundenerfahrung.

Ist spezialisierte Software immer teuer?
Nicht unbedingt. Gesparte Zeit, höhere Retention und ein professionelleres Image übertreffen die Investition deutlich.

Die Trainingsplanung Excel mag am Anfang praktisch erscheinen, wird aber schnell zur Bremse. Fehler, fehlende Koordination und eine schlechte Kundenerfahrung hemmen das Wachstum.

Der Umstieg auf spezialisierte Trainingssoftware ist keine Ausgabe, sondern eine strategische Investition: Sie steigert die Effizienz, stärkt die Mitgliederbindung und positioniert Ihr Studio als professionell und wettbewerbsfähig.