Wie viel Umsatz dein Fitnessstudio diesen Monat erzielt hat, lässt sich relativ einfach feststellen, wenn Rechnungen und Mitgliedsbeiträge sauber erfasst sind. Schwieriger wird es, wenn du nach vorne blickst: Mit welchem Umsatz kannst du im nächsten Monat rechnen? Und in drei Monaten?
Viele Studios erstellen solche Prognosen noch nach Gefühl. Wenn der Januar gut lief, wird der Februar vermutlich ähnlich ausfallen. Steigen die Mitgliederzahlen, gehen wir davon aus, dass auch der Umsatz entsprechend wächst. Und wenn der Sommer näher rückt, wissen wir aus Erfahrung, dass sich wahrscheinlich etwas verändern wird.
Entscheidungen wie die Einstellung eines weiteren Coaches, der Kauf neuer Geräte oder die Erweiterung der Räumlichkeiten sollten jedoch auf mehr beruhen als auf dem Eindruck, dass „es gerade gut läuft“. Genau dabei hilft eine Umsatzprognose: Sie macht aus den Daten, die dein Studio bereits erfasst, eine nachvollziehbare Schätzung für die kommenden Monate.
Dafür brauchst du kein komplexes Finanzmodell. Wenn du weißt, wie viele zahlende Mitglieder du hast, welchen durchschnittlichen Monatsumsatz sie erzielen und wie sich Neuanmeldungen und Abgänge entwickeln, hast du bereits eine gute Grundlage.
Eine Umsatzprognose soll keinen exakten Betrag vorhersagen
Eine Prognose soll dir nicht sagen, dass dein Studio in drei Monaten genau 18.327 € Umsatz erzielen wird.
Sie zeigt dir, in welche Richtung sich dein Geschäft entwickeln könnte, wenn bestimmte Bedingungen bestehen bleiben. Was würde beispielsweise passieren, wenn weiterhin etwa 15 neue Mitglieder pro Monat dazukommen, deine monatliche Abgangsquote bei 5 % bleibt oder die Neuanmeldungen im Sommer ähnlich zurückgehen wie im vergangenen Jahr?
Darin liegt der Nutzen einer Prognose: Du erhältst eine Grundlage für Entscheidungen und verstehst, von welchen Annahmen deine Ergebnisse abhängen.
Angenommen, du möchtest einen weiteren Coach einstellen. Zu wissen, dass du diesen Monat 18.000 € Umsatz erzielt hast, hilft bei der Einordnung. Es beantwortet aber nicht die entscheidende Frage: Kannst du diese zusätzlichen Kosten auch in den kommenden Monaten dauerhaft tragen?
Die Umsatzprognose liefert einen Teil der Antwort. Zusätzlich musst du deine bestehenden Kosten, die gesamten Beschäftigungskosten und die verfügbaren finanziellen Mittel für anstehende Zahlungen berücksichtigen.
Verstehe zuerst, woher dein Umsatz kommt
In vielen Fitnessstudios bilden Mitgliedsbeiträge die stabilste Umsatzquelle. Deshalb sind sie auch der einfachste Ausgangspunkt für eine Prognose.
Stell dir vor, du hast 200 Mitglieder mit einer aktiven, kostenpflichtigen Mitgliedschaft. Über deine verschiedenen Tarife hinweg erzielt jedes Mitglied durchschnittlich 75 € Monatsumsatz. Dein monatlich wiederkehrender Umsatz beträgt damit ungefähr:
200 Mitglieder × 75 € = 15.000 € pro Monat
Damit die Zahlen vergleichbar bleiben, rechne alle Beiträge auf eine einheitliche Monatsbasis um und behandle die Umsatzsteuer in allen Berechnungen gleich. Zahlt ein Mitglied einen Jahresbeitrag, verteile diesen für die Berechnung des durchschnittlichen Monatsumsatzes auf die abgedeckten Monate.
Interessant wird die Berechnung, sobald du die Mitgliederentwicklung einbeziehst.
In einem Monat wirst du wahrscheinlich nicht mehr genau dieselben 200 Mitglieder haben. Einige verlassen das Studio, andere kommen hinzu. Um die mögliche Umsatzentwicklung einzuschätzen, musst du beide Bewegungen berücksichtigen.
Wenn du in den vergangenen Monaten durchschnittlich 15 Neuanmeldungen pro Monat gewonnen und monatlich rund 5 % deiner Mitglieder verloren hast, kannst du eine erste Schätzung erstellen.
Bei 200 Mitgliedern entspricht eine Abgangsquote von 5 % ungefähr zehn Abgängen. Kommen im selben Zeitraum 15 neue Mitglieder hinzu, würdest du den Monat mit etwa 205 Mitgliedern abschließen.
Bei unverändertem durchschnittlichem Monatsumsatz pro Mitglied ergibt sich:
205 Mitglieder × 75 € = 15.375 € monatlich wiederkehrender Umsatz zum Monatsende
Diese 15.375 € beschreiben das monatliche Umsatzniveau, das deine Mitgliederbasis am Monatsende erzielen würde. Der Betrag entspricht nicht automatisch dem Umsatz, der während dieses Monats abgerechnet wurde, oder dem tatsächlich eingegangenen Geld. Das hängt davon ab, wann neue Mitgliedschaften beginnen, wann Kündigungen wirksam werden und wie die Beiträge abgerechnet werden.
Auf dieser Grundlage kannst du die folgenden Monate prognostizieren und deine Annahmen anpassen, sobald neue Informationen vorliegen.
Nicht alle Mitglieder erzielen denselben Umsatz
Der durchschnittliche Umsatz pro Mitglied ist für eine erste Schätzung hilfreich. Bei stark unterschiedlichen Tarifen kann er jedoch zu ungenau sein.
Es macht einen Unterschied, ob 200 Mitglieder ungefähr denselben Beitrag zahlen oder ob du Mitgliedschaften für 50 €, 80 € und 120 €, Mehrfachkarten, Zusatzleistungen und zeitlich begrenzte Angebote kombinierst.
Wenn du mehrere Mitgliedschaftsmodelle anbietest, lohnt sich eine getrennte Betrachtung.
Beispielsweise könnten 100 Mitglieder einen Beitrag von 65 € zahlen, weitere 70 einen Beitrag von 80 € und 30 einen Beitrag von 100 €. Entscheiden sich neue Mitglieder überwiegend für den 65-€-Tarif, kann deine Mitgliederzahl steigen, während der durchschnittliche Umsatz pro Mitglied sinkt.
Das verändert deine Prognose.
Deshalb liefert die Mitgliederzahl allein kein vollständiges Bild deines Geschäfts. Zwei Studios mit jeweils 200 Mitgliedern können sehr unterschiedliche Umsätze erzielen. Ebenso kann ein Studio mehr Mitglieder gewinnen, ohne dass sein Umsatz im gleichen Verhältnis wächst.
Neuanmeldungen sind wichtig – Abgänge ebenso
Beim Thema Wachstum schauen wir häufig zuerst darauf, wie viele neue Mitglieder wir gewinnen. Für eine Umsatzprognose ist aber genauso wichtig, wie viele das Studio verlassen.
Wenn sich in einem Monat 20 Personen anmelden, aber 18 ausscheiden, wächst deine Mitgliederbasis netto um zwei Personen. Gewinnt dein Studio zwölf neue Mitglieder und verliert nur drei, schließt es den Monat mit neun zusätzlichen Mitgliedern ab.
Deshalb solltest du beide Zahlen gemeinsam betrachten.
Deine monatliche Abgangsquote lässt sich mit einer einfachen Formel berechnen:
Abgangsquote = im Monat ausgeschiedene Mitglieder ÷ Mitglieder zu Monatsbeginn × 100
Startest du mit 200 Mitgliedern und scheiden zehn aus:
10 ÷ 200 × 100 = 5 %
Verwende einheitliche Definitionen für aktive Mitglieder und Abgänge, damit du die Monate zuverlässig vergleichen kannst. Wenn du diese Quote für deine Prognose nutzt, wende sie auf die Mitgliederzahl zu Beginn des jeweiligen Monats an. Bei einer veränderten Mitgliederbasis entsprechen 5 % nicht immer zehn Abgängen.
Mit mehreren Monaten an historischen Daten kannst du erkennen, welche Abgangsquote für dein Studio üblich ist und wann sie davon abweicht. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel über die Reduzierung von Mitgliederverlusten und das frühzeitige Erkennen nachlassender Aktivität.
Eine Prognose schätzt also nicht nur den künftigen Umsatz. Sie schafft auch einen Vergleichswert für die tatsächliche Entwicklung.
Nutze historische Daten, aber behandle nicht jeden Monat gleich
Wenn du in den vergangenen sechs Monaten durchschnittlich 15 Neuanmeldungen pro Monat verzeichnet hast, könntest du diese Zahl für die kommenden Monate ansetzen. Das ist ein Ausgangspunkt, hat aber eine klare Grenze: Ein Fitnessstudio entwickelt sich nicht das ganze Jahr über gleich.
Der Januar kann mehr Neuanmeldungen bringen als andere Monate. Im Sommer kann die Aktivität zurückgehen. Nach den Sommerferien kann die Mitgliedergewinnung wieder anziehen. Darüber hinaus hat jedes Studio eigene Muster, abhängig von Standort, Zielgruppe und Geschäftsmodell.
Wenn du genügend historische Daten hast, vergleiche deshalb nicht nur den Mai mit dem April. Vergleiche ihn auch mit dem Mai des Vorjahres.
Beobachtest du jeden Juli einen ähnlichen Rückgang der Neuanmeldungen, sollte das in deine nächste Juli-Prognose einfließen. Bringt der Januar regelmäßig besonders viele neue Mitglieder, wäre es wenig sinnvoll, ihn als Grundlage für das gesamte Jahr zu verwenden.
Berücksichtige außerdem Veränderungen, die bereits feststehen: bestätigte Kündigungen, Preisänderungen, auslaufende Sonderangebote oder geplante neue Kurse.
Je besser du deine bisherige Entwicklung und bevorstehende Veränderungen kennst, desto genauer kann deine Prognose die tatsächlichen Bedingungen deines Studios abbilden.
Ergänze Umsätze außerhalb der Mitgliedsbeiträge
Bisher haben wir Mitgliedschaften betrachtet, weil sie häufig den am besten planbaren Umsatz liefern. Wahrscheinlich hat dein Studio aber weitere Umsatzquellen.
Personal Training, Mehrfachkarten, Produktverkäufe, Merchandise, Veranstaltungen und Zusatzleistungen tragen ebenfalls zum Umsatz bei. Sie fallen nur nicht alle mit derselben Regelmäßigkeit an.
Wenn du nach dem Start einer neuen Merchandise-Kollektion 3.000 € Umsatz erzielt hast, solltest du nicht automatisch weitere 3.000 € für den folgenden Monat einplanen. Erzielt dein Personal Training dagegen seit einem Jahr monatlich zwischen 1.000 € und 1.300 €, hast du eine historische Grundlage für die nächsten Monate.
Die Trennung zwischen wiederkehrenden Umsätzen und einmaligen Verkäufen macht deine Prognose hilfreicher. Sie verhindert auch einen häufigen Fehler: einen außergewöhnlich guten Monat als neues normales Umsatzniveau anzusehen.
Unterscheide außerdem zwischen Umsatz und Zahlungseingängen. Ein bereits abgerechneter Mitgliedsbeitrag kann noch offen sein, während ein heute bezahlter Jahresbeitrag mehrere Monate abdeckt. Wenn du wissen möchtest, wie viel Geld verfügbar sein wird, ergänze deine Umsatzprognose um eine Übersicht der erwarteten Ein- und Auszahlungen.
Arbeite mit mehreren Szenarien statt mit einer einzigen Zahl
Sobald deine Ausgangsprognose steht, kannst du sie durch verschiedene Szenarien ergänzen.
Angenommen, du gewinnst normalerweise 15 neue Mitglieder pro Monat und verlierst etwa zehn. Das könnte dein Basisszenario sein. Berechne zusätzlich, was passieren würde, wenn die Neuanmeldungen auf zehn fallen und die Abgänge auf zwölf steigen. Oder wenn eine Kampagne besonders gut funktioniert und 20 neue Mitglieder bringt, während nur acht ausscheiden.
Du brauchst dafür keine zehn Varianten. Für den Anfang reichen drei: ein konservatives Szenario, ein Basisszenario und ein günstiges Szenario.
Das folgende Beispiel startet mit 200 Mitgliedern und durchschnittlich 75 € Monatsumsatz pro Mitglied. Zur Vereinfachung bleiben die monatlichen Neuanmeldungen und Abgänge über drei Monate unverändert:
| Szenario | Neuanmeldungen pro Monat | Abgänge pro Monat | Mitglieder am Ende von Monat 3 | Monatlich wiederkehrender Umsatz am Ende von Monat 3 |
|---|---|---|---|---|
| Konservativ | 10 | 12 | 194 | 14.550 € |
| Basis | 15 | 10 | 215 | 16.125 € |
| Günstig | 20 | 8 | 236 | 17.700 € |
Diese Annahmen dienen der Veranschaulichung und sind keine Branchenrichtwerte. Ersetze sie durch realistische Zahlen für dein Studio. Die letzte Spalte zeigt das monatlich wiederkehrende Umsatzniveau am Ende des dritten Monats, nicht den Gesamtumsatz aller drei Monate.
Wenn du zusätzliche Fixkosten von 1.000 € pro Monat erwägst, prüfe, wie Umsatz, Ausgaben und verfügbare Liquidität im konservativen Szenario aussehen würden.
Bleibt die Entscheidung auch unter diesen Bedingungen tragfähig, hast du eine solidere Grundlage. Ergänzend kannst du nachlesen, wie du die Rentabilität deines Fitnessstudios berechnest.
Vergleiche deine Prognose anschließend mit den tatsächlichen Ergebnissen
Stell dir vor, du hast zum Monatsende 205 Mitglieder erwartet, tatsächlich sind es aber 198. Du hattest mit 15 Neuanmeldungen gerechnet, gewonnen hast du elf. Statt der geschätzten zehn Abgänge waren es 13.
Es geht nicht darum, einfach festzustellen, dass „die Prognose falsch war“. Die entscheidende Frage lautet: Warum ist es anders gekommen?
Vielleicht gab es weniger Interessenten. Vielleicht wurden weniger Probetrainings zu Mitgliedschaften. Vielleicht haben mehr Mitglieder gekündigt. Oder die Mitgliederzahl liegt zwar nahe an deiner Prognose, aber mehr Menschen haben einen günstigeren Tarif gewählt.
Jede Abweichung liefert Informationen über dein Geschäft.
Erfasse jeden Monat die geplanten und tatsächlichen Neuanmeldungen, Abgänge, Mitglieder zum Monatsende und den durchschnittlichen Umsatz pro Mitglied. Vergleiche anschließend die Umsätze auf derselben Grundlage, auf der du deine Prognose erstellt hast.
Du kannst diese Auswertung in die regelmäßige Kontrolle deiner Fitnessstudio-KPIs integrieren. Wenn du die Berechnung Monat für Monat wiederholst, kannst du deine Annahmen verfeinern, weil du die Entwicklung deines Studios besser verstehst.
Eine Prognose hilft dir, früher zu entscheiden
Historische Daten zeigen, was passiert ist. Eine Prognose nutzt diese Informationen, um mögliche Entwicklungen einzuschätzen und Entscheidungen vorzubereiten.
Erwartest du einen saisonalen Mitgliederrückgang, kannst du vorher an der Mitgliederbindung arbeiten. Möchtest du ein bestimmtes wiederkehrendes Umsatzniveau erreichen, kannst du die dafür nötigen Neuanmeldungen schätzen. Planst du eine Investition, kannst du prüfen, wie sie sich in unterschiedliche Geschäftsszenarien einfügt.
Du musst die Zukunft nicht exakt vorhersagen, damit diese Arbeit nützlich ist.
Der Wert einer Umsatzprognose liegt darin, zu verstehen, welche Bedingungen für ein Ergebnis notwendig sind und wie du reagieren kannst, wenn sie sich ändern.
Dafür brauchst du verlässliche Informationen. Zentral erfasste Mitglieder-, Beitrags- und Zahlungsdaten helfen dir, Prognosen auf einer einheitlichen Grundlage statt mit verstreuten oder veralteten Zahlen zu erstellen.
Mit Resawod kannst du diese Informationen in einem System verwalten und als Ausgangspunkt für deine Prognosen nutzen.
Entdecke, wie du die Verwaltung deines Studios organisieren kannst: Resawod kennenlernen.
